Ventajas del Modelo BPM para la Optimización de Procesos

Todas las secuencias de actividades de una organización, desde la planificación de las compras hasta la atención de una reclamación, pueden y deben considerarse como procesos. Para operar de manera eficaz, urge que las organizaciones entiendan el enfoque de procesos y la necesidad de su optimización. Según el experto Alberto Martínez, la implantación del Modelo BPM (Business Process Management) en las organizaciones ofrece las siguientes ventajas: 

• Orientación de la organización al cliente. Mejora del servicio al cliente (reducción consistente en tiempos de ciclo y espera de hasta del 80 %) que conduce a incrementos claros en la cuota de mercado.
• Eficacia global versus eficacia local.
• Aporta una visión más amplia y global de la organización.
• Contribuye a reducir costos operativos y de gestión (hasta un 50 %).
• Ayuda a la toma de decisiones eficaces.
• Mejoría en la calidad (reducciones de las tasas de errores del 90 %).
• Contribuye a reducir tiempos de respuesta e interfaces.
• Potencia la motivación de los empleados (empowerment).
• Contribuye a desarrollar ventajas competitivas propias y duraderas.
• Posibilita mejoras de fuerte impacto.
• Genera cooperación que sobrepasa la estructura funcional.
• Agilidad incrementada (ejemplo: tres nuevas versiones de procesos en un año).
• Aumento de la gobernabilidad, la visibilidad y el control.
• Reducción en riesgos operativos.
• Extensión de la cadena de valor para nuevos socios.
• Mayor movilidad y flexibilidad de recursos.
• Alineación de Negocio y TI.
• Optimización  de  recursos  involucrados reflejado  en  el  incremento  de productividad y rentabilidad de la organización.
• Trabajo  en  equipo  y  desarrollo colaborativo  permitiendo  que  varios usuarios puedan estar trabajando al mismo tiempo sobre el mismo proyecto.

Para la fase de levantamiento de la información durante el proceso, el experto nos comparte una lista de verificación o check-list de información básica a recabar:

• Conocer los objetivos del proceso.
• Identificar clientes y proveedores (necesidades y requerimientos).
• Describir el diagrama de flujo.
• Conocer el modelo de datos y los formularios.
• Revisar las reglas de negocio.
• Recopilar información de los intervinientes en el proceso.
• Recabar las incidencias más repetitivas y relevantes.
• Evaluar su eficacia (grado de satisfacción de las necesidades del cliente).
• Calcular la eficiencia (utilización de recursos para conseguir el resultado).
• Analizar los incumplimientos frente al cliente (ineficacias) y las posibilidades de mejoras   internas al proceso (ineficiencias).
• Volúmenes por meses (ideal últimos 3 años).
• Tiempos y costos.
• Errores y fallos.

Extraído del seminario de INTRAS “Análisis y Rediseño de Procesos: Claves y Herramientas para Optimizar los Procesos en Contextos Cambiantes" (VER SEMINARIO), impartido por el experto Alberto Martínez.