Renglones que conforman un procedimiento

Cuando se pretende iniciar la documentación de procedimientos en una empresa determinada, los grupos responsables del proyecto usualmente cometen una serie de errores que convierten el proceso en un viaje a lo desconocido.

Muchas veces se elaboran los procedimientos y se posterga la identificación de instrucciones de trabajo. En otras ocaciones se decide disenar procedimientos y se omiten las instrucciones de trabajo y registros. Incluso, en oportunidades, se ha observado grupos que elaboran procedimientos y a todo documento relacionado lo consideran registro. Estos enfoques definitivamente obstaculizan la implantación adecuada del modelo y en muchos casos generan más burocracia de la debida, y por ende contribuyen a incrementar los costos.

Detallamos el significado conceptual de los renglones que conforman un Procedimiento como paso inicial a este proceso:

 

Propósito
El propósito es la razón de ser del procedimiento. Se debe definir para qué es creado el propósito. Es recomendable iniciar con un verbo como: “Sistematizar”, “Reglamentar”, etc…

Alcance
En este renglón se debe definir la amplitud que tiene el procedimiento. Se debe especificar “desde” dónde se inicia “hasta” dónde concluye dicho procedimiento.

Procedimiento
Se deben pormenorizar cada uno de los actores que intervienen en el procedimiento, así como las actividades que realizan, utilizando la técnica playscript.

En esta etapa del procedimiento se le explica al lector “quién hace qué” y “cuándo”.

Referencias
En este renglón se deben especificar  aquellos documentos que se consideran fuentes de consulta o medios de clarificación de algún punto del procedimiento, los cuales no pertenecen al Sistema de Calidad.

Ejemplo: Manual del Fabricante

Definiciones
En este renglón se debe especificar algún término que resulte ajeno para el lector y/o quienes conforman algún grupo o comité en particular que participe en el procedimiento.

Documentos
Este renglón incluye todo documento controlado que incida en el procedimiento que se está elaborando que sea parte del Sistema de Calidad.

Ejemplo: Plan de Inspecciones, especificaciones, instrucciones de trabajo.