Etapas de la gestión de un proceso

Publicado el 22 de febrero del 2017

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Conocer los procesos es determinante para el buen desempeño de una empresa, es por esto que es importante gestionarlos y documentarlos, a continuación las etapas de los mismos.
  1. Asignar y comunicar la misión del proceso, su razón de ser y los objetivos de calidad/funcionalidad, tiempo/servicio y coste del proceso, coherentes con los requerimientos del cliente, de las partes interesadas y con la estrategia de la organización.
  2. Fijar los límites del proceso. Definir inputs y outputs, proveedores y clientes o usuarios del producto del proceso.
  3. Planificar el proceso: representarlo gráficamente mediante un flujograma. Elaborar la Ficha de Proceso, definir el equipo del proceso y el sistema de control: herramientas y sistemáticas para la medición; indicadores de control y medidas de resultados de proceso, producto y cliente.
  4. Identificar, caracterizar y comprender las interacciones con el resto de procesos, en especial con el proceso del cliente; mapa de procesos de la organización como facilitador.
  5. Asegurar la disponibilidad de recursos físicos, materiales e información necesarios para la operación y control del proceso. Adecuada formalización de la interacción con los procesos de apoyo y de gestión.
  6. Durante la etapa de ejecución del proceso, y cuando el responsable no sea el ejecutor directo, el gestor del proceso se involucra en la resolución de las incidencias, en la eliminación de riesgos y se asegura del funcionamiento de los controles. 
  7. Medición y seguimiento. Recogida de datos mediante las herramientas de medición del proceso (cuadro de mando) con la frecuencia adecuada.
  8. Analizar los datos para convertirlos en información al objeto de proceder de acuerdo a alguna de las siguientes alternativas:
    1. Acometer las correcciones pertinentes.
    2. Si procede, proponer medidas correctoras y preventivas.
    3. Industrializar, extrapolar o transversalizar a otros procesos las medidas adoptadas.
  9. Periódica y sistemáticamente, desencadenar el proceso de mejora continua del proceso. Ocasionalmente tendrá sentido acometer su reingeniería.
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