Manejo de situaciones difíciles en las presentaciones

En las presentaciones se suelen producir una serie de situaciones que vienen a significar un “ruido” en la comunicación del grupo y por tanto atentan contra la productividad de la misma. Hay que estar atentos a ellas y resolverlas. No hay que ser demasiado perfeccionistas y debemos aprender a minimizar las situaciones fuera de control reconociendo los hechos y actuando inmediatamente.

Cualquier elemento fortuito, cuando se gestiona bien, podemos tornarlo en nuestro favor y conseguir una mayor adhesión del público.

Un imprevisto que a priori sea negativo, si mantengo la calma y lo resuelvo con destreza o lo asumo sin alterarme (un proyector, que no funciona, la silla que se cae, el rotulador que no funciona…) será visto por el público como algo positivo en mi persona.

Si además voy preparado para el imprevisto, por ejemplo, ante un proyector que no funciona, tengo la presentación impresa, y la reparto, el público se sentirá todavía más cuidado y mimado y estará mejor predispuesto hacia nosotros.

Algunas situaciones que se pueden dar son:
 

Cansancio:

Los síntomas que ponen de manifiesto esta situación pueden ser:

• Escasa participación
• Miradas perdidas
• Conversaciones en pequeños grupos
• Movimiento frecuente de los asistentes

 

En estos casos, lo mejor que se puede hacer es propiciar unos minutos de descanso.

Distracción de los asistentes:

• Hacer preguntas, generales o particulares, a los asistentes
• Variar el tono de voz
• Acercarse más a las personas distraídas o al grupo

Comentarios abstractos:

• Tales como “esta reunión no tiene sentido” o “no llegamos a ninguna parte
• No dejarlas sin esclarecer
• Llevarlas a algo que se pueda tratar y resolver
• Podemos hacer preguntas como:
• ¿Podría decirnos en que se basa?
• ¿Por qué cree usted que ocurre esto?
• ¿Puede ponernos algún ejemplo?

Conversaciones informales o paralelas:

• Callarnos, dejando un vacío que sea percibido en la sala
• Hacer una pregunta directamente a alguna de las personas
• Hablar más alto o más bajo de lo habitual
• Dirigirse hacia ellos mientras se continúa exponiendo un tema.

Ataques directos al orador:

Aunque no es lo normal, en ocasiones podría suceder que una persona del público increpe con dureza al orador.

• Mantener la calma y la educación
• Indicar al increpador que el estilo empleado no es el adecuado y que por tanto no contestará hasta que no utilice un tono correcto.
• Recordar que el público suele reaccionar a favor del orador que ha sido verbalmente agredido
• Si se produce una situación tumultuosa, apelar a la tranquilidad
• Si el orador sabe que su intervención puede ser especialmente polémica, debe llevar preparadas las respuestas a las posibles críticas

Otros imprevistos: Tales como un ataque de tos, un vaso de agua que se cae, una caída en la red eléctrica, salta una alarma, se estropea el micrófono......

• Actuar con naturalidad
• Mantener la calma
• Interrumpir el discurso hasta que se pueda continuar
• Utilizar el sentido del humor
• Mientras se soluciona el incidente, llenar el tiempo contando una anécdota
• En el caso de que sean los medios técnicos los que fallen, tener siempre un discurso preparado y alternativas como fotocopias de la exposición, ejemplos alternativos etc.