Técnicas de administración de tareas para alcanzar mayor productividad y eficiencia

El mundo actual exige velocidad para seguirle el ritmo, lo que significa que se requiere más productividad en el menor tiempo posible. Por ello, no es raro encontrar personas en las organizaciones que acumulan numerosas tareas, compromisos y proyectos al mismo tiempo. Está comprobado que este exceso de información, demandas y presión hace que las personas se preocupen y estresen. Según Fabiana Roche, —coach en metodologías de productividad, comunicación, enfoque y liderazgo—, esto tiene efecto opuesto a la optimización esperada; es decir, empeora el desempeño no solo en lo profesional, sino también en lo personal. Sin embargo, es posible lograr con alta eficiencia todo lo que las personas tienen que hacer, optimizando el flujo de trabajo y aumentando la productividad.

Lo primero es contar con un buen ambiente de trabajo. El espacio debe ser agradable y organizado, así como bien ventilado e iluminado. Los escritorios repletos de papeles y otros objetos son una invitación a la dispersión y a la baja productividad.

No solo influye el entorno físico: el estado de ánimo también cuenta. Los entornos de trabajo relajados que ofrecen libertad a los empleados tienden a contribuir más a la productividad de la empresa. Así que debemos tomar el tiempo y el esfuerzo para mejorar estos aspectos.

Así como la organización y limpieza del lugar de trabajo son importantes, un equipo motivado y unido ayuda mucho a aumentar la productividad de una organización. Establezca objetivos alcanzables y recompensas compatibles con el tipo de trabajo realizado en su empresa. Pueden parecer gastos, pero al final serán inversiones bien aplicadas.

Para mejorar la gestión de las tareas y aumentar la productividad, existen herramientas tecnológicas o tradicionales con características diferentes que se adaptarán mejor a cada tipo de profesional. Todoist, Trello, Asana, Wunderlist y One-Note son solo algunas de ellas.

Además de herramientas tecnológicas, el gerente moderno también puede desarrollar habilidades para la optimización de su productividad y la de su equipo. Las técnicas de administración de tareas son metodologías de fácil aplicación que ciertamente ofrecen muchos beneficios. Una de estas metodologías para lograr mayor productividad es la llamada Getting Things Done (GTD®)

Lejos de ser una técnica abstracta, GTD® es extremadamente pragmática y estructurada. GTD® tiene “reglas” que nos permiten elegir qué tareas deben resolverse lo antes posible y cuáles posponer. También implica aspectos muy prácticos sobre la organización de las actividades cotidianas.

El gran propósito de esta metodología es pasar menos tiempo haciendo las cosas que debemos hacer en nuestra rutina de trabajo para tener más tiempo para lo que sea que deseamos hacer, lo que significa mayor innovación en nuestra vida personal y profesional.
 

 

Contenido extraído del workshop virtual Getting Things Done® impartido por la experta Fabiana Roche. Conozca más sobre esta experta y su próximo workshop virtual para INTRAS haciendo clic aquí.